Recibir documentos por correo

A tu correo llegan, todo el tiempo, documentos importantes: el extracto del banco, el resultado de un examen médico, una factura, la póliza del seguro, el recibo de un pago. En vez de descargarlos y subirlos a mano, puedes reenviarlos a Clatri y el agente los lee, los entiende y los registra por ti.

Cada perfil tuyo en Clatri tiene su propia dirección de correo de entrada. Reenvías ahí cualquier documento y, según lo que sea, el agente lo procesa: un extracto bancario lo manda al importador de extractos, un documento de salud lo archiva en tu historia clínica, una factura la registra como gasto. Tú solo reenvías; Clatri hace el resto.

Cómo funciona

1. Encuentras tu dirección en Ajustes → Correo → Correos asociados. Se ve así: a1b2c3d4@inbox.clatri.com. Cada perfil (personal, empresa, proyecto) tiene la suya, para que el documento entre en la entidad correcta.
2. Reenvías el correo con el documento adjunto a esa dirección — a mano, o configurando un reenvío automático (más abajo te explicamos cómo, para Gmail y Outlook).
3. El agente lo procesa. Aparece en tu chat como una tarjeta de correo con el remitente, el asunto y el adjunto. Si es un extracto, te abre el flujo de importación; si es otro tipo de documento, lo registra o lo resume.
4. Tú apruebas. Igual que con cualquier documento, nada se registra sin que confirmes — el agente te muestra qué entendió antes de guardar nada.

Tu dirección y por qué es segura

La dirección es única por perfil y solo acepta correos de las cuentas que tú verificaste. Esto es importante: aunque alguien adivinara tu dirección, no podría meter documentos en tu cuenta, porque el correo solo se procesa si lo envía (o reenvía) una de tus cuentas verificadas.

Por eso, antes de reenviar, agrega y verifica tu correo en Ajustes → Correo → Correos asociados → +. Clatri te manda un código de 6 dígitos a esa cuenta; lo escribes una vez y queda autorizada. Puedes verificar varias (tu Gmail personal, el del trabajo, etc.).

tip

Cuando configuras un reenvío automático, quien "reenvía" es tu cuenta de Gmail o de Outlook — así que es esa cuenta la que tienes que tener verificada en Clatri, aunque el correo original venga del banco.

Documentos protegidos con contraseña

Muchos extractos llegan como PDF con contraseña (la cédula, un código del banco, etc.). Clatri intenta abrirlos automáticamente:

• Tu documento de identidad (cédula / NIT / DNI) se prueba por defecto, sin que tengas que guardarlo. Lo ves en Ajustes → Correo → Contraseñas de documentos.
• Si tus bancos usan otra contraseña, guárdala ahí y se probará automáticamente en cada documento que llegue. Las contraseñas se guardan cifradas.

Si ninguna funciona, el agente te lo dice en el chat y te pide la contraseña de ese documento — la escribes una vez y lo desbloquea.

Reenvío automático desde Gmail

Lo más cómodo es que Gmail mande solo los correos que te interesan (los de tu banco, tu EPS, etc.) a Clatri, automáticamente. Se hace en dos partes: autorizar la dirección y luego crear un filtro.

1. Autorizar tu dirección de Clatri

1. Abre Gmail en el computador (esto no se puede hacer desde la app del celular).
2. Ve a ⚙️ → Ver toda la configuración → pestaña "Reenvío y correo POP/IMAP".
3. Clic en "Agregar una dirección de reenvío" y pega tu dirección de Clatri (la de Ajustes → Correo). Confirma.
4. Gmail envía un correo de confirmación a esa dirección. Como la dirección de Clatri es automática, Clatri te reenvía esa confirmación a tu propio correo: ábrela y toca "Confirm forwarding" (o copia el código que trae en Gmail → pestaña de Reenvío).

2. Reenviar solo lo que te interesa (filtro)

1. En Gmail, ve a ⚙️ → Ver toda la configuración → pestaña "Filtros y direcciones bloqueadas" → "Crear un filtro nuevo".
2. En "De" escribe el remitente del banco (por ejemplo extractos@bancolombia.com.co, nu@nu.com.co, somos@notificaciones.nequi.com.co). Puedes poner varios separados por OR.
3. Clic en "Crear filtro".
4. Marca "Reenviarla a" y elige tu dirección de Clatri. Clic en "Crear filtro".

Listo: cada vez que llegue un extracto de ese banco, Gmail se lo manda a Clatri y aparece en tu chat.

nota

Si prefieres reenviar todo tu correo (no recomendado), en la pestaña "Reenvío y correo POP/IMAP" elige "Reenviar una copia del correo entrante a…". El filtro es mejor porque solo manda lo que de verdad es un documento.

Reenvío automático desde Outlook

En Outlook.com (cuentas @outlook.com, @hotmail.com, @live.com):

1. Ve a ⚙️ Configuración → Correo → Reglas → "Agregar nueva regla".
2. Ponle un nombre (por ejemplo "Extractos a Clatri").
3. Condición: "De" → el correo de tu banco.
4. Acción: "Reenviar a" → tu dirección de Clatri.
5. Guardar.

Si usas Outlook de empresa (Microsoft 365), el camino es parecido: Configuración → Correo → Reglas, o pídele a quien administra tu correo que cree la regla de reenvío, porque algunas organizaciones bloquean el reenvío externo.

tip

Igual que en Gmail, la cuenta de Outlook desde la que reenvías tiene que estar verificada en Clatri (Ajustes → Correo → Correos asociados).

Qué hacer cuando algo sale mal

• El correo llegó pero no se procesó → revisa Ajustes → Correo → Correos recibidos. Si dice "Unmatched", la cuenta que lo reenvió no está verificada: agrégala y vuelve a reenviar. Si dice "Needs password", el PDF está protegido y ninguna contraseña guardada lo abrió — el agente te la pide en el chat.
• Reenviaste desde una cuenta nueva y no entró → verifícala primero en Correos asociados. Por seguridad, Clatri ignora correos de remitentes no verificados.
• El extracto entró pero el agente leyó mal una transacción → corrígelo en el flujo de importación antes de aprobar, igual que con cualquier extracto.
• No encuentras la confirmación de Gmail → Clatri te la reenvía a tu propio correo con un botón para confirmar; búscala en tu bandeja (asunto "Confirm forwarding your mail to Clatri").