Entidades
Cuando te registras en Clatri, lo primero que haces — sin darte cuenta — es crear una entidad personal. Es tu perfil por defecto: tu país, tus monedas, tu identificación fiscal, tu idioma. Todo lo que registres a partir de ese momento — gastos, medicamentos, tareas, citas — queda asociado a esa entidad.
Pero una entidad no es solo un perfil. Es un espacio aislado de datos. Cada entidad tiene su propio chat, su propio calendario, sus propias cuentas bancarias, su propio historial. Si tienes una cafetería, los gastos de la cafetería no deberían mezclarse con tus gastos personales. Para eso existen las entidades de tipo negocio.
La regla es simple: un usuario puede tener una sola entidad personal y múltiples entidades de negocio. Cambias entre ellas desde el selector de entidad en la app bar del chat o desde los dashboards, y cada una funciona como un espacio de datos aislado.
El registro: primero tú, luego tu negocio
Durante el onboarding, Clatri te guía paso a paso:
- País y monedas — define dónde operas y en qué monedas. Si manejas criptomonedas, puedes registrarlas también, aunque el sistema las trata como inversiones, no como divisas
- Identificación fiscal — tu número de identificación personal (opcional pero recomendado)
- Datos de salud — sexo biológico y fecha de nacimiento (opcional)
- ¿Tienes un negocio? — si respondes que sí, Clatri te pide los datos de tu empresa
Ese último paso es donde el sistema se bifurca. Y la pregunta clave es: ¿tu negocio tiene una identificación fiscal separada de la tuya?
Separación fiscal: entidades independientes vs sub-entidades
Este concepto es más simple de lo que suena. En la mayoría de países, un negocio puede operar de dos formas:
Con personería jurídica propia — la empresa tiene su propio número de identificación fiscal, diferente al tuyo. Es una entidad legal separada: tiene sus propias cuentas bancarias, sus propias obligaciones, su propia contabilidad. En Clatri, esto se traduce en una entidad independiente: completamente separada de tu entidad personal, con sus propios datos en todos los dominios.
Sin personería jurídica — operas como persona natural con actividad comercial. Tu negocio usa tu mismo número de identificación fiscal. Esto es común en negocios informales, freelancers o emprendimientos que están empezando. En Clatri, esto se traduce en una sub-entidad: una entidad de negocio que depende de tu entidad personal.
La diferencia práctica es importante:
| Entidad independiente | Sub-entidad | |
|---|---|---|
| Identificación fiscal | Propia (distinta a la personal) | La misma que la personal |
| País y monedas | Pueden ser diferentes | Heredados de la entidad personal |
| Finanzas | Completamente separadas | Compartidas — cuentas, transacciones, inversiones, obligaciones y demás datos financieros son visibles desde ambas entidades |
¿Por qué las finanzas son compartidas en sub-entidades? Porque si tu negocio opera con tu mismo número de identificación fiscal, tus cuentas bancarias son legalmente las mismas. No tiene sentido crear cuentas duplicadas. Clatri refleja esa realidad: la sub-entidad ve las cuentas de la entidad personal y viceversa, y cada transacción queda registrada en la entidad donde la creaste.
Cuando ves tu entidad de negocio como sub-entidad, puedes visualizar los datos de forma agregada (personal + negocio juntos) o separada (solo el negocio). Esto es útil para ver el panorama completo de tus finanzas o para aislar solo los movimientos del negocio.
Compartir entidades
Clatri permite compartir una entidad con otros usuarios. Para invitar a alguien necesitas su código de vínculo: una vez que lo tienes, lo ingresas en la pantalla de invitación y defines qué nivel de acceso tendrá.
El código de vínculo
El código de vínculo es un token corto que cada usuario genera desde Ajustes > Código de vínculo. Reemplaza la búsqueda por correo electrónico: nadie puede encontrarte —ni siquiera saber que tienes cuenta en Clatri— a menos que tú le compartas tu código a propósito.
Sus propiedades:
- Lo generas tú — el código no existe hasta que lo creas, y solo lo tiene quien tú se lo das. No se deriva de tu correo ni de ningún identificador público.
- Tú decides qué entidades comparte — al generarlo, seleccionas cuáles de tus entidades (la personal, tus negocios) quedan disponibles. Quien use el código solo verá las que elegiste, ninguna más.
- Caduca solo — vive alrededor de 7 días y luego expira. Dentro de esa ventana puede usarse varias veces.
- Es revocable — generar un código nuevo desactiva el anterior al instante. Cambiar tu selección de entidades también requiere generar uno nuevo.
Para invitar a alguien le pides su código de vínculo, lo escribes en la pantalla de invitación y Clatri lo resuelve a esa persona. A partir de ahí continúas eligiendo el permiso y los dominios.
El mismo código sirve para que alguien te vincule como contacto: es la única pieza con la que un usuario de Clatri encuentra a otro, y siempre de forma deliberada y revocable.
Niveles de permiso
- Propietario — acceso total, puede gestionar la entidad e invitar a otros usuarios
- Editor — puede ver y editar datos dentro de los dominios permitidos
- Visor — acceso de solo lectura
Dominios de acceso
Además del nivel de permiso, defines qué dominios puede ver la persona:
- Todo — acceso completo a todos los dominios
- Finanzas — cuentas, transacciones, inversiones, deudas
- Salud — condiciones, medicamentos, métricas corporales. Puedes compartir todos los datos de salud o únicamente el seguimiento del periodo menstrual, sin exponer el resto de la información médica
- Administración — spaces, páginas, tableros, tareas, listas de recordatorios, hábitos, calendario, contactos
- Chat — historial de conversaciones
Puedes combinarlos: por ejemplo, compartir solo Finanzas con tu contador, o Finanzas y Administración con tu socio de negocio.
Invitaciones
Cuando compartes una entidad, el otro usuario recibe una invitación que puede aceptar o rechazar. Solo si la acepta, la entidad aparece en su lista de entidades con los permisos que definiste. Esto protege a ambas partes: tú controlas quién accede, y la otra persona decide si quiere recibir esa información.
Casos de uso
- Parejas — compartir la entidad personal con acceso a Finanzas para llevar las cuentas juntos
- Empresas — compartir la entidad de negocio con empleados, cada uno con permisos ajustados a su rol
- Contador externo — acceso de visor a Finanzas para que revise sin poder modificar
- Socio de proyecto — acceso de editor a una entidad de negocio para que registre transacciones, gestione tareas y vea pendientes contigo
- Seguimiento del ciclo menstrual — Clatri permite compartir únicamente el seguimiento del periodo con otra persona, sin exponer el resto de los datos de salud
Vincular contactos a usuarios de Clatri
Compartir una entidad te da acceso a los datos de otra persona. Vincular un contacto es la operación inversa: conecta a alguien con tu propia estructura de trabajo. Ambas usan la misma pieza —el código de vínculo—, vista desde lados distintos.
Tu libreta de contactos vive dentro de cada entidad. Un contacto puede ser una persona o una empresa, y puede existir solo como una ficha local —un nombre, un teléfono, una dirección— o estar vinculado a una entidad real de Clatri.
Para vincularlo le pides a esa persona su código de vínculo y, desde la ficha del contacto, lo ingresas. Clatri resuelve el código y te muestra las entidades que esa persona eligió compartir: puedes vincular el contacto a su entidad personal o a uno de sus negocios.
Vincular un contacto lo convierte de una ficha estática en una conexión viva. Hoy esa conexión sirve para asociarlo de forma fiable con los registros donde aparece —como la contraparte de un gasto o el titular de una suscripción— sin depender de que el nombre coincida exactamente. Más adelante, esa misma conexión permitirá invitarlo directamente a tus Spaces y asignarle tareas sin pasos intermedios.