Entidades
Cuando te registras en Clatri, lo primero que haces — sin darte cuenta — es crear una entidad personal. Es tu perfil por defecto: tu país, tus monedas, tu identificación fiscal, tu idioma. Todo lo que registres a partir de ese momento — gastos, medicamentos, tareas, citas — queda asociado a esa entidad.
Pero una entidad no es solo un perfil. Es un espacio aislado de datos. Cada entidad tiene su propio chat, su propio calendario, sus propias cuentas bancarias, su propio historial. Si tienes una empresa constituida, sus movimientos no deberían mezclarse con tus gastos personales. Para eso existen las entidades de tipo negocio.
La regla es simple: un usuario puede tener una sola entidad personal y múltiples entidades de negocio. Cambias entre ellas desde el selector de entidad en la app bar del chat o desde los dashboards, y cada una funciona como un espacio de datos aislado.
El registro: primero tú, luego tu negocio
Durante el onboarding, Clatri te guía paso a paso:
- País y monedas — define dónde operas y en qué monedas. Si manejas criptomonedas, puedes registrarlas también, aunque el sistema las trata como inversiones, no como divisas
- Identificación fiscal — tu número de identificación personal (opcional pero recomendado)
- Datos de salud — sexo biológico y fecha de nacimiento (opcional)
- ¿Tienes un negocio? — si respondes que sí, Clatri te pide los datos de tu empresa
Ese último paso es donde el sistema se bifurca. Y la pregunta clave es la que te hace el onboarding: "¿Tu negocio tiene un ID fiscal diferente al tuyo?"
Entidad nueva o negocio dentro de la tuya
La pregunta no es burocrática. Decide dónde vive la contabilidad de esa actividad, y esa decisión no es reversible con un interruptor.
Persona jurídica — el negocio tiene su propio ID fiscal, distinto del tuyo. Es una entidad legal separada: factura a su nombre, abre cuentas a su nombre, responde por sus propias obligaciones. En Clatri eso es una entidad de negocio aparte, con sus propias cuentas, sus propios libros y su propio Balance general. La creas tú, a mano, en Ajustes → Entidades → Crear. Ninguna herramienta del agente puede crear una entidad, y es deliberado: nacer como persona jurídica es una decisión tuya, no algo que Clatri deba inferir de una frase en el chat.
Mismo ID fiscal — el negocio opera bajo tu nombre. Es el caso del freelancer, del emprendimiento que arranca, del negocio informal, de la actividad registrada a tu propio nombre. Legalmente no hay una segunda persona: las cuentas bancarias son tuyas y el ingreso es tuyo. Clatri refleja esa realidad y no crea una entidad nueva: crea un negocio dentro de tu entidad personal. Puedes tener varios — una consultoría y una tienda conviven sin estorbarse.
El mismo mecanismo funciona hacia adentro de una empresa. Una entidad de negocio también puede contener líneas de negocio: segmentos bajo un mismo ID fiscal — un restaurante que además opera una línea de catering. Es la misma pieza, leída distinto. En un caso separa actividades de una persona; en el otro, segmentos de una empresa. Los dos viven en Mis negocios — ver Mis negocios.
Qué usar en cada caso
| Si es… | Usa |
|---|---|
| Una actividad puntual que termina (un viaje, un evento, un cliente) | Proyecto |
| Un negocio o línea en marcha DENTRO de la entidad actual, sin cuentas propias | Negocio (Mis negocios) |
| Una empresa formal nueva con su propio ID fiscal, cuentas y libros separados | Entidad de tipo negocio |
La entidad es el perímetro contable
Esta es la idea que sostiene todo lo demás, y vale la pena decirla sin rodeos: la entidad es el límite de la contabilidad.
Las cuentas bancarias, las tarjetas, los Saldos prepagados, las conexiones bancarias, los extractos y las transacciones pertenecen a una entidad y no cruzan a otra. No hay una vista que sume dos entidades, y no la hay a propósito: si tu empresa y tú son dos personas distintas ante la ley, sumar sus saldos produciría un número que no significa nada.
Un negocio dentro de una entidad es otra cosa: es una dimensión analítica, no un juego de libros aparte. En concreto:
- No tiene cuentas ni saldos propios. El dinero sigue estando en las cuentas de la entidad.
- Su resultado se deriva, no se lleva por separado: es lo que sale de los ingresos y gastos que tú etiquetas en ese negocio.
- Un movimiento puede repartirse entre varias líneas de negocio. Un arriendo que sirve al restaurante y al catering se divide entre los dos, y el total de la entidad no cambia ni un centavo.
- Borrar un negocio no borra ni reclasifica sus transacciones. Los movimientos siguen ahí, en la entidad, donde siempre estuvieron; lo único que desaparece es la etiqueta.
Por eso la asignación a un negocio siempre es explícita. Clatri nunca la deduce de la cuenta bancaria por la que pasó el dinero: que un cobro entre por tu cuenta de siempre no dice nada sobre a qué negocio pertenece. Los informes se leen entonces en dos alturas — el total de la entidad, y el desglose por negocio dentro de ella.
Compartir entidades
Clatri permite compartir una entidad con otros usuarios. Para invitar a alguien necesitas su código de vínculo: una vez que lo tienes, lo ingresas en la pantalla de invitación y defines qué nivel de acceso tendrá.
El código de vínculo
El código de vínculo es un token corto que cada usuario genera desde Ajustes > Código de vínculo. Reemplaza la búsqueda por correo electrónico: nadie puede encontrarte —ni siquiera saber que tienes cuenta en Clatri— a menos que tú le compartas tu código a propósito.
Sus propiedades:
- Lo generas tú — el código no existe hasta que lo creas, y solo lo tiene quien tú se lo das. No se deriva de tu correo ni de ningún identificador público.
- Tú decides qué entidades comparte — al generarlo, seleccionas cuáles de tus entidades (la personal, tus negocios) quedan disponibles. Quien use el código solo verá las que elegiste, ninguna más.
- Caduca solo — vive alrededor de 7 días y luego expira. Dentro de esa ventana puede usarse varias veces.
- Es revocable — generar un código nuevo desactiva el anterior al instante. Cambiar tu selección de entidades también requiere generar uno nuevo.
Para invitar a alguien le pides su código de vínculo, lo escribes en la pantalla de invitación y Clatri lo resuelve a esa persona. A partir de ahí continúas eligiendo el permiso y los dominios.
El mismo código sirve para que alguien te vincule como contacto: es la única pieza con la que un usuario de Clatri encuentra a otro, y siempre de forma deliberada y revocable.
Niveles de permiso
- Propietario — acceso total, puede gestionar la entidad e invitar a otros usuarios
- Editor — puede ver y editar datos dentro de los dominios permitidos
- Visor — acceso de solo lectura
Dominios de acceso
Además del nivel de permiso, defines qué dominios puede ver la persona:
- Todo — acceso completo a todos los dominios
- Finanzas — cuentas, transacciones, inversiones, deudas
- Salud — condiciones, medicamentos, métricas corporales. Puedes compartir todos los datos de salud o únicamente el seguimiento del periodo menstrual, sin exponer el resto de la información médica
- Administración — spaces, páginas, tableros, tareas, hábitos, calendario, contactos
- Chat — historial de conversaciones
Puedes combinarlos: por ejemplo, compartir solo Finanzas con tu contador, o Finanzas y Administración con tu socio de negocio.
Invitaciones
Cuando compartes una entidad, el otro usuario recibe una invitación que puede aceptar o rechazar. Solo si la acepta, la entidad aparece en su lista de entidades con los permisos que definiste. Esto protege a ambas partes: tú controlas quién accede, y la otra persona decide si quiere recibir esa información.
Casos de uso
- Parejas — compartir la entidad personal con acceso a Finanzas para llevar las cuentas juntos
- Empresas — compartir la entidad de negocio con empleados, cada uno con permisos ajustados a su rol
- Contador externo — acceso de visor a Finanzas para que revise sin poder modificar
- Socio de proyecto — acceso de editor a una entidad de negocio para que registre transacciones, gestione tareas y vea pendientes contigo
- Seguimiento del ciclo menstrual — Clatri permite compartir únicamente el seguimiento del periodo con otra persona, sin exponer el resto de los datos de salud
Vincular contactos a usuarios de Clatri
Compartir una entidad te da acceso a los datos de otra persona. Vincular un contacto es la operación inversa: conecta a alguien con tu propia estructura de trabajo. Ambas usan la misma pieza —el código de vínculo—, vista desde lados distintos.
Tu libreta de contactos vive dentro de cada entidad. Un contacto puede ser una persona o una empresa, y puede existir solo como una ficha local —un nombre, un teléfono, una dirección— o estar vinculado a una entidad real de Clatri.
Para vincularlo le pides a esa persona su código de vínculo y, desde la ficha del contacto, lo ingresas. Clatri resuelve el código y te muestra las entidades que esa persona eligió compartir: puedes vincular el contacto a su entidad personal o a uno de sus negocios.
Vincular un contacto lo convierte de una ficha estática en una conexión viva. Hoy esa conexión sirve para asociarlo de forma fiable con los registros donde aparece —como la contraparte de un gasto o el titular de una suscripción— sin depender de que el nombre coincida exactamente. Más adelante, esa misma conexión permitirá invitarlo directamente a tus Spaces y asignarle tareas sin pasos intermedios. Ver Contactos.