Procesamiento de extractos

Los extractos bancarios son la forma más completa de registrar tu historial financiero en Clatri — más rica que el chat (que es bueno para gastos sueltos del día a día) y disponible para todos los bancos (a diferencia del open banking, que sólo cubre algunos países). Si tu banco no te deja bajar un CSV y el PDF llega cada tres meses, la extensión del navegador saca los movimientos desde el portal y te deja el archivo para este mismo flujo. El Experto Financiero lee el documento y te deja un borrador editable que tú apruebas antes de que se registre nada.

Este documento describe el proceso completo: tipos de extractos, el flujo de importación, el reparto de responsabilidades entre lo que el extractor lee y lo que la contabilidad decide, las features inteligentes que aplica el sistema (duplicados, transferencias internas, contrapartes y proyectos) y las instrucciones por entidad que tú puedes escribir para guiar al extractor.

Tipos de extracto

Tipo	Cuándo lo emite el banco	Qué cubre
Extracto de cuenta	Mensual o trimestral, según el banco	Movimientos de una cuenta corriente o de ahorros en un periodo. Las tarjetas de débito NO emiten extractos propios — sus movimientos viven en el extracto de la cuenta a la que están vinculadas.
Extracto de tarjeta de crédito	Después de cada fecha de corte	Compras, pagos y cargos del ciclo entre el corte anterior y el actual. Si tu tarjeta corta el 15, el extracto de "abril" cubre del 16 de marzo al 15 de abril.

Por eso es importante configurar correctamente la fecha de corte y fecha de pago al crear la tarjeta en Clatri — el sistema las usa para alinear los extractos que subas y para generar notificaciones.

El extractor no clasifica

Esta es la idea más importante de toda la página, y la que más gente asume al revés.

El extractor no decide contabilidad. Lee el documento y reporta lo que el documento dice. De cada línea saca dos cosas sobre el dinero:

• La dirección — si esa línea te suma plata (income) o te la quita (expense). Eso no es una opinión: es un hecho impreso en el papel, en la columna de débitos y créditos o en el saldo corrido.
• La categoría del proveedor — si tu banco imprime su propia etiqueta en la fila ("Restaurantes", "Grocery", "ATM"), el extractor la copia verbatim, en el idioma del documento, sin traducirla ni mapearla a nada. Si el banco no imprime ninguna, el campo simplemente no existe.

Y ya. El extractor no elige a qué cuenta del Plan de cuentas va el movimiento, porque esa decisión no está en el documento — está en tus reglas.

Conviene tener clarísimo que en Clatri hay tres cosas distintas que la gente llama "categoría", y sólo una de ellas afecta tus informes:

	Qué es	¿Contabiliza?
Cuenta contable	Tu Plan de cuentas. La verdad contable.	Sí — es la línea del Estado de resultados
Categoría del proveedor	La etiqueta que tu banco le puso a la fila	No — es una señal que el clasificador puede usar
Categoría de producto	La estantería comercial de tu catálogo de ventas	No — es una etiqueta de tu tienda

Que tu banco escriba "Restaurantes" al lado de un cobro no significa que ese cobro sea un gasto de alimentación en tu contabilidad. Puede ser una comida con un cliente, un almuerzo de equipo o un cargo mal etiquetado por el propio banco. La etiqueta del banco entra como pista, no como veredicto.

Quién elige la cuenta contable

Cuando una transacción entra —venga de un extracto, del open banking o del chat—, un clasificador canónico que vive en la base de datos aplica tus reglas, en este orden:

Prioridad	La regla mira…	Ejemplo
1	Saldo prepagado o cuenta de origen	Todo lo que sale de la cuenta de la operación es gasto operativo
2	Pago recurrente	El cobro mensual del hosting siempre va a la misma cuenta
3	Contraparte	Todo lo que le pagas a este proveedor va a la misma cuenta
4	Categoría del banco	Lo que tu banco etiqueta "Grocery" va a la cuenta que tú elegiste
5	Patrón de descripción	Las filas que contienen cierto texto van a la misma cuenta

Si ninguna regla coincide, la transacción queda Sin clasificar. Y eso está bien: es el default correcto, no una falla. Clatri nunca adivina una cuenta contable. Prefiere decirte "no sé dónde va esto" a meterlo en un rubro inventado que después ensucia tu Estado de resultados sin que te des cuenta.

Las transacciones sin clasificar te esperan en la cola para que las resuelvas cuando quieras — una por una o en bloque.

Cómo se crea una regla

No escribes reglas en un formulario aparte. Las creas desde la transacción misma, que es donde tienes el contexto delante:

1. Abres la transacción y entras a Contabilidad.
2. Eliges la Cuenta contable correcta.
3. Activas Usar esta corrección en el futuro y escoges con qué criterio debe coincidir la regla: la contraparte, el pago recurrente, la categoría bancaria, la cuenta de origen, el patrón de descripción.

Corriges una vez y a partir de ahí el clasificador lo hace solo. Si la transacción no tiene nada con lo que una regla futura pueda coincidir, Clatri te lo dice en vez de ofrecerte una regla que nunca se dispararía.

El flujo de importación

Subes el archivo (PDF, Excel, CSV, captura de pantalla) al chat y el agente lo procesa en 5 pasos:

1. Extracción — el extractor LLM lee el documento y produce una lista estructurada de transacciones: fecha, monto, moneda, descripción, dirección y, si existe, la etiqueta del banco. Aquí se aplican tus instrucciones por entidad (ver más abajo).
2. Resolución de asociaciones — para cada transacción intenta inferir la contraparte (qué contacto) y el proyecto al que pertenece, consultando tu libreta de contactos y tus Proyectos existentes.
3. Detección de duplicados — compara cada transacción contra las que ya tienes registradas (manual, integración bancaria, extracto anterior) usando monto + fecha + descripción. Las coincidencias se marcan como duplicados.
4. Verificación — cuadra lo extraído contra los totales y el saldo declarados por el propio documento. Si la suma de los movimientos no reconstruye el saldo de cierre, el sistema lo detecta antes de mostrarte nada.
5. Staging y revisión — el agente te devuelve un widget interactivo con la lista de transacciones: nuevas, duplicadas, movimientos técnicos y las que necesitan revisión manual. Editas, descartas o confirmas. Nada se registra hasta que apruebas.

Conciliación vs registro nuevo

Al ejecutar el import puedes elegir entre:

• Registro nuevo (default) — las transacciones se registran y actualizan el balance actual de la cuenta. Útil para un extracto reciente que pone tu cuenta al día.
• Conciliación — registra transacciones históricas sin modificar el balance actual. Útil cuando subes meses pasados y no quieres que recalculen un balance que ya conocías.

Movimientos técnicos y la bandeja "Para asignar"

No todas las líneas de un extracto son un gasto o un ingreso. Muchas son plata que se mueve de un bolsillo tuyo a otro — y tratarlas como gasto sería contar dos veces lo mismo.

El extractor las reconoce y las marca con un tipo de movimiento:

Tipo	Qué es
Pago de deuda	Pagas la tarjeta de crédito desde tu cuenta
Transferencia interna	Pierna que llega desde otra cuenta tuya
Transferencia a ahorro	Pierna que sale hacia otra cuenta o bolsillo tuyo
Desembolso de préstamo	El banco te desembolsa un crédito
Depósito propio	Consignas tu propio efectivo
Reembolso	Una devolución, un reverso, un chargeback

Estos movimientos no van al Estado de resultados. Aterrizan en cuentas de control temporales — un limbo contable que existe justamente para que el dinero no desaparezca ni se invente mientras tú confirmas a dónde iba de verdad.

Ahí es donde entra Para asignar: la bandeja donde conectas cada movimiento técnico con su destino real (qué deuda pagaste, a qué cuenta llegó la transferencia, qué ahorro engordó). Hasta que lo hagas, el movimiento sigue afectando el saldo de tu cuenta —porque la plata sí se movió— pero se queda fuera de tus resultados, que es exactamente donde debe estar.

Detección de duplicados

Cuando importas un extracto, el sistema compara cada transacción nueva contra las existentes con una heurística que combina:

• Monto exacto (mismo signo, misma moneda)
• Fecha dentro de una ventana de tolerancia (±2 días para extractos, hasta 5 días si la transacción venía de un pago recurrente porque los bancos a veces tardan en procesar)
• Descripción con normalización (mayúsculas, espacios, acentos quitados; matching aproximado)
• Cuenta / tarjeta — solo compara contra transacciones de la misma cuenta

Las transacciones identificadas como duplicados aparecen marcadas con un indicador especial en el widget de revisión. Por defecto NO se registran, pero puedes forzar registro caso a caso si decides que el duplicado en realidad es legítimo (mismo monto el mismo día por casualidad).

El mismo motor de duplicados aplica también al open banking — cuando llega una transacción nueva del banco, primero verifica si ya la habías registrado manualmente o por extracto previo.

Transferencias internas: emparejar, no crear

Si transfieres dinero de una cuenta tuya a otra cuenta tuya, ese movimiento aparece dos veces: como salida en el extracto de la primera cuenta y como entrada en el de la segunda. Son dos filas que el banco ya registró. La plata no cambió de dueño y no se creó ni se destruyó nada.

Emparejarlas es exactamente eso: conectar las dos filas que ya existen. El sistema no fabrica una tercera transacción, no inventa un movimiento nuevo ni toca tu caja consolidada. Lo que hace es saldar las dos cuentas de control en las que aterrizó cada pierna, dejándolas en cero. El resultado es que tus dos saldos quedan bien y tu Estado de resultados no ve ni un gasto ni un ingreso fantasma.

Clatri te sugiere las parejas candidatas —mismo monto, signos opuestos, fechas próximas— con un puntaje y las razones detrás de cada una. Pero es una sugerencia: nada se empareja hasta que tú lo confirmas. Si hay dos candidatos parecidos, Clatri no elige por ti; te los muestra. Todo esto vive en Para asignar.

Lo mismo aplica al pago de una tarjeta de crédito: la salida de la cuenta y el abono al saldo de la tarjeta son las dos piernas de un mismo movimiento.

Asociación automática a contactos y proyectos

Durante la extracción, el LLM lee la descripción de cada transacción e intenta resolver:

• Contraparte — busca en tu libreta de contactos por nombre o alias. Si encuentra match (o tu instrucción por entidad le da la pista), pre-asigna el contacto.
• Proyecto — si la descripción coincide con el nombre de un Proyecto existente, lo pre-asigna.

Son sugerencias asistivas, y el extractor tiene instrucción explícita de preferir omitir antes que inventar: nunca propone un contacto o un proyecto que no exista en tu directorio, y ante la duda no propone nada. Tú las confirmas, las cambias o las descartas en el widget de revisión antes de ejecutar el import.

Ojo con no confundir esto con la clasificación contable. La contraparte es quién — la cuenta contable es qué. Son dos preguntas distintas, aunque la contraparte pueda después servir como criterio de una regla que sí decide la cuenta.

Multi-moneda y saldo inicial

Si tu extracto está en una moneda diferente a la moneda principal de la cuenta, el sistema te pregunta el tipo de cambio para la conversión. Las transacciones se guardan en ambas monedas (original + convertida) para que puedas ver el detalle real y el agregado consistente.

También, si el extracto incluye un saldo inicial / final, el sistema lo usa como saldo de apertura para alinear el cálculo de balance histórico con tu balance actual — evita la deriva que ocurriría si solo sumas y restas las transacciones.

Recibir extractos por correo (automático)

No tienes que descargar y subir cada extracto a mano. Tu banco te lo manda por correo cada mes — puedes hacer que llegue solo a Clatri y se procese sin que muevas un dedo.

Cada perfil tiene una dirección de entrada (algo como a1b2c3d4@inbox.clatri.com) a la que puedes reenviar los correos de tu banco. Y si configuras un reenvío automático en Gmail o en Outlook con un filtro por el remitente del banco, cada extracto que llegue entra directo al flujo de importación de arriba: Clatri lo lee, lo deja en borrador y tú apruebas.

Si el PDF viene con contraseña (tu documento de identidad, un código del banco), Clatri intenta abrirlo solo con tu documento y las contraseñas que guardes.

El paso a paso —incluida la configuración de reenvío en Gmail y Outlook— está en Recibir documentos por correo.

Instrucciones por entidad — enseñarle al extractor a LEER

Cada entidad en Clatri tiene un campo de texto libre llamado Indicaciones de importación. Lo encuentras en la pantalla de Cuentas, en el menú "+" → Indicaciones de importación.

Es texto sin estructura, en tu idioma, donde escribes las convenciones y particularidades del documento que el extractor LLM no puede adivinar por sí solo. Se prepende al prompt con prioridad máxima cada vez que importas un extracto, así que el agente "te conoce" sin que tengas que repetirlo en cada chat.

Esto guía la EXTRACCIÓN, no la clasificación. Es la distinción que más confunde, así que vale la pena decirla sin rodeos:

Quieres…	Herramienta
Que el extractor lea bien el documento (qué columna es cuál, qué filas ignorar, quién es quién)	Indicaciones de importación
Que un movimiento quede archivado en cierta cuenta contable	Una regla, creada desde la transacción con Usar esta corrección en el futuro

Escribir aquí "los cargos de mantenimiento son un gasto administrativo" no hace nada: el extractor no clasifica. Ese conocimiento va en una regla (ver Plan de cuentas).

Casos de uso reales de este campo:

Cualquier transacción a "Julia M.", "MARIA CASTRO" o "J CASTRO" es a mi mamá.
Asociarla con el contacto "Mamá".

En los extractos de mi banco el saldo aparece en la segunda columna,
no en la primera.

Ignorar todas las líneas que contengan "INTERESES CORRIENTES" — son
agregados del banco que se duplican con el movimiento real.

Las filas de la sección "Colateral" no forman parte del saldo de la cuenta;
el banco las lista solo para control.

Los traslados a mi cuenta de ahorros salen con la descripción "APORTE" —
son transferencias entre cuentas mías, no gastos.

Como ves, va desde alias de contactos hasta convenciones del documento ("saldos en columna 2"), reglas de filtrado ("ignorar líneas X") y pistas de enrutamiento ("esto es un traslado entre cuentas mías"). Todo lo que ayuda a leer el papel. Es la única forma de codificar conocimiento que el LLM no puede tener de otra forma, porque depende de tu vida, tus contactos y tu banco específico.

Por entidad, no por cuenta: si tienes una entidad personal y otra de tu empresa, puedes tener convenciones diferentes en cada una. Las de tu entidad personal pueden hablar de tu familia; las de la empresa, de proveedores y clientes específicos.

Qué hacer cuando algo sale mal

• El extractor no leyó bien una transacción (monto, fecha, descripción) → corrígela en el widget de staging antes de aprobar. Si el error se repite en cada import del mismo banco, agrega la convención a las Indicaciones de importación para que no vuelva a pasar.
• La transacción quedó Sin clasificar → no es un error, es el default. Ábrela, entra a Contabilidad, elige la Cuenta contable y activa Usar esta corrección en el futuro si quieres que se repita sola.
• Quedó en la cuenta contable equivocada → mismo camino: corriges la cuenta y creas la regla. La corrección deja rastro; nada se sobrescribe en silencio.
• El extractor duplicó una transacción que NO es duplicada → desmarca el flag de duplicado en el widget; se registrará normalmente.
• Dos movimientos se emparejaron como transferencia interna y no lo eran → puedes revertir el emparejamiento; los dos lados vuelven a su cuenta de control y quedan disponibles en Para asignar.
• El extractor inventó datos (alucinó) → repórtalo en Ajustes → Feedback. El extractor está afinado pero ningún LLM es perfecto; saber dónde falla nos ayuda a mejorar el prompt.